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Comment archiver les dossiers publics d’Exchange 2010 avec MailStore ?

Avec MailStore Server, il est possible d’archiver les e-mails des dossiers publics des serveurs Exchange et d’accorder l’accès à l’archive à tous les utilisateurs ou uniquement à certains.

Préparation

Les e-mails archivés dans MailStore sont toujours attribués à des utilisateurs individuels. Même pour l’archivage de dossiers publics, un compte spécifique doit être créé.

Vous devez donc créer dans MailStore un utilisateur (appelé par ex. dossierpublic) correspondant au dossier public à archiver. Il suffit ensuite d’accorder aux autres utilisateurs l’accès à l’archive de dossierpublic.

Si vous ne souhaitez pas accorder aux utilisateurs l’accès à cette archive, stockez simplement les e-mails du dossier public dans l’archive de l’administrateur.

Afin de pouvoir accéder à tous les objets stockés dans tous les dossiers publics, il est recommandé d’exécuter la commande suivante sur le serveur Exchange 2010 :

  • Ajoutez d’abord le rôle Public Folder Management au compte utilisé pour l’archivage des dossiers publics
Add-Rolegroupmember -Identity "Public Folder Management" -Member ‘
serviceAccount
  • Utilisez ensuite le script PowerShell AddUsersToPfRecursive.ps1 pour accorder à ce compte des droits d’édition sur tous les dossiers publics.
.\AddUsersToPfRecursive.ps1 -TopPublicFolder "\" -User ‘
serviceAccount -Permission Editor

serviceAccount possède à présent des droits de lecture, d’écriture et de suppression sur tous les objets des dossiers publics. N’oubliez pas de remplacer serviceAccount par la notation UPN (User Principle name) du compte que vous souhaitez utiliser pour l’archivage.

Configuration de l’archivage

  • Connectez-vous au client MailStore en tant qu’administrateur.
  • Cliquez sur Archive Email.
  • Dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquez sur Microsoft Exchange afin de créer un nouveau profil.
  • Dans l’assistant qui s’ouvre ensuite sélectionnez Public Folders.
  • Dans le menu déroulant Access via, sélectionnez le protocole à utiliser pour accéder au serveur Exchange. Si c’est possible, il est recommandé d’utiliser HTTPS.
  • Dans le champ Host, indiquez le nom du serveur Exchange.
  • Dans les champs User Name et Password, indiquez les identifiants du compte auquel vous avez attribué les droits d’édition sur les dossiers publics.
  • Si l’adresse e-mail de cette boîte correspond à son identifiant Windows, le champ Mailbox (opt.) ne doit pas être rempli. Sinon, indiquez ici l’adresse e-mail de la boîte.
  • Cliquez sur le bouton Test afin de vérifier si MailStore peut bien accéder à la boîte aux lettres, puis cliquez sur Suivant.
  • Configurez si nécessaire la liste des dossiers à archiver et les règles de suppression. La valeur Timeout ne doit être modifiée que dans certains cas (par ex. serveurs très lents). Cliquez ensuite sur Suivant.
  • Sélectionnez l’utilisateur dont la boîte doit être archivée (par ex. dossierpublic) dans la fenêtre Target Archive. Si l’utilisateur n’existe pas encore dans MailStore cliquez sur le bouton Create a New User.
  • Lors de la dernière étape indiquez le nom du profil d’archivage. Après avoir cliqué sur Finish, le profil figure dans la liste Saved Settings (Profiles) et l’archivage peut aussitôt être lancé ou programmé.

Comment archiver automatiquement tous les e-mails entrants et sortants de Exchange 2010 ?

Exchange Server 2010 permet de stocker une copie de tous les messages envoyés et reçus dans une boîte aux lettres de journalisation.

MailStore peut être configuré pour archiver cette boîte à intervalles réguliers. Lors de cette opération les e-mails sont automatiquement attribués à l’utilisateur MailStore correspondant. Par conséquent, les utilisateurs ne peuvent accéder qu’à leurs propres e-mails.

Avant de configurer l’archivage dans MailStore, la boîte de journalisation doit être configurée dans Exchange Server. Pour cela :

Étape 1 : création de la boîte aux lettres

Créez une nouvelle boîte ayant un nom explicite, par ex. : Journal.

  • Ouvrez la console d’administration d’Exchange et cliquez sur Configuration du destinataire.
  • Cliquez sur Boîtes aux lettres puis effectuez un clic droit en dessous des boîtes existantes et sélectionnez Nouvelle boîte aux lettres.
  • Sélectionnez Boîte aux lettres utilisateur puis cliquez sur Suivant.
  • Sélectionnez Nouvel utilisateur puis cliquez sur Suivant.
  • Saisissez le nom d’utilisateur Journal, choisissez un mot de passe, puis cliquez sur Suivant.
  • Cliquez sur Parcourir pour sélectionner une base de données de boîtes aux lettres puis cliquez sur Suivant.
  • Suivez les dernières étapes de l’assistant.

Étape 2 : configuration de la journalisation

Dans l’arborescence de la console d’administration d’Exchange, cliquez sur Configuration de l’organisation puis Transport Hub. Cliquez sur l’onglet Règles de journal puis sur Nouvelle règle de journal dans le panneau de droite. Dans l’assistant qui s’ouvre ensuite :

  • Choisissez un nom pour la règle, par ex. : Journalisation.
  • Cliquez sur Parcourir puis sélectionnez l’utilisateur Journal créé lors de l’étape 1.
  • Choisissez une étendue (pour archiver tous les messages entrants et sortants : Global)
  • Assurez-vous que la case Activer la règle est cochée.
  • Cliquez sur Nouveau pour créer la règle. Selon la taille de votre serveur, la mise en application de cette règle peut prendre plusieurs minutes.

Étape 3 : configuration de MailStore

  • Connectez-vous au client MailStore en tant qu’administrateur.
  • Cliquez sur Archive Email.
  • Dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquez sur Microsoft Exchange afin de créer un nouveau profil.
  • Dans l’assistant qui s’ouvre ensuite sélectionnez In- and Outbound E-mail Automatically.
  • Afin de pouvoir archiver automatiquement les messages, des utilisateurs doivent avoir été créés dans MailStore. Si ce n’est pas le cas, MailStore propose de lancer la synchronisation avec Active Directory. Une fois cette opération terminée, l’assistant reprend. Si vous ne souhaitez pas effectuer la synchronisation avec Active Directory, quittez l’assistant, ajoutez les utilisateurs manuellement puis relancez l’assistant.
  • Dans le menu déroulant Access via, sélectionnez le protocole à utiliser pour accéder au serveur Exchange. Si c’est possible, il est recommandé d’utiliser HTTPS.
  • Dans le champ Host, indiquez le nom du serveur Exchange.
  • Dans les champs User Name et Password, indiquez les identifiants de la boîte Journal créée lors de l’étape 1.
  • Si l’adresse e-mail de cette boîte correspond à son identifiant Windows, le champ Mailbox (opt.) ne doit pas être rempli. Sinon, indiquez ici l’adresse e-mail de la boîte.
  • Synchronize with Active Directory before archiving : il est recommandé d’activer cette option. Elle permet de synchroniser la liste des utilisateurs MailStore avec Active Directory avant chaque archivage. Ainsi, si de nouveaux utilisateurs sont ajoutés sur le serveur Exchange, leur courrier est automatiquement archivé.
  • Cliquez sur le bouton Test afin de vérifier si MailStore peut bien accéder à la boîte aux lettres, puis cliquez sur Suivant.
  • La valeur Timeout ne doit être modifiée que dans certains cas (par ex. serveurs très lents). Cliquez ensuite sur Suivant.
  • Lors de la dernière étape indiquez le nom du profil d’archivage. Après avoir cliqué sur Finish, le profil figure dans la liste Saved Settings (Profiles) et l’archivage peut aussitôt être lancé ou programmé.

Comment archiver de façon centralisée plusieurs boîtes Exchange 2010 ?

Cette FAQ indique comment archiver des boîtes Microsoft Exchange 2010 de façon centralisée, en supposant que le logiciel MailStore est déjà installé.

Configuration d’un compte centralisé pour l’accès aux boîtes

Avant de configurer l’archivage dans MailStore, un compte dédié ayant accès à toutes les boîtes à archiver doit être créé sur le serveur Exchange (méthode appelée impersonation).
Pour cela, vous devez répondre aux pré-requis suivants :

  • Droits d’accès administrateur au système sur lequel le rôle Client Access est installé
  • Compte administrateur du domaine
  • Installation de Remote PowerShell sur l’ordinateur utilisé pour exécuter les commandes ou pour accéder au serveur Exchange 2010 en bureau à distance

Dans la console Microsoft Exchange Management Shell, exécutez les commandes suivantes :

Ajout des droits d’accès

New-ManagementRoleAssignment -Name:"MailStore Impersonation" `
-Role:ApplicationImpersonation -User:serviceaccount

serviceaccount correspond à la notation UPN (User Principal Name) du compte utilisé pour accéder aux boîtes aux lettres depuis MailStore. Assurez-vous que ce compte n’est pas membre d’un groupe d’administrateurs Exchange ou Windows.

Vérification des droits d’accès

Get-ManagementRoleAssignment -Role:ApplicationImpersonation ‘
-RoleAssigneeType:User | Format-List *

Get-ManagementRoleAssignment -Identity:"MailStore Impersonation" ‘
| Format-List *

Suppression des droits d’accès
Commande à utiliser uniquement si vous souhaitez supprimer les droits d’accès de service account.

Remove-ManagementRoleAssignment "MailStore Impersonation"

Configuration de MailStore Server

  • Connectez-vous au client MailStore en tant qu’administrateur.
  • Cliquez sur Archive Email.
  • Dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquez sur Microsoft Exchange afin de créer un nouveau profil.
  • Dans l’assistant qui s’ouvre ensuite sélectionnez Multiple Mailboxes
  • Afin de pouvoir archiver plusieurs boîtes aux lettres, des utilisateurs doivent avoir été créés dans MailStore. Si ce n’est pas le cas, MailStore propose de lancer la synchronisation avec Active Directory. Une fois cette opération terminée, l’assistant reprend. Si vous ne souhaitez pas effectuer la synchronisation avec Active Directory, quittez l’assistant, ajoutez les utilisateurs manuellement puis relancez l’assistant.
  • Dans le menu déroulant Access via, sélectionnez le protocole à utiliser pour accéder au serveur Exchange. Si c’est possible, il est recommandé d’utiliser HTTPS.
  • Dans le champ Host, indiquez le nom du serveur Exchange.
  • Dans les champs User Name et Password, indiquez les identifiants du compte dédié ayant accès à toutes les boîtes, puis cliquez sur Suivant.
  • Configurez si nécessaire la liste des dossiers à archiver et les règles de suppression. La valeur Timeout ne doit être modifiée que dans certains cas (par ex. serveurs très lents). N’oubliez pas que ces paramètres s’appliquent à toutes les boîtes archivées. Cliquez ensuite sur Suivant.
  • Sélectionnez les utilisateurs dont les boîtes doivent être archivées.
  • Lors de la dernière étape indiquez le nom du profil d’archivage. Après avoir cliqué sur Finish, le profil figure dans la liste Saved Settings (Profiles) et l’archivage peut aussitôt être lancé ou programmé.

Comment archiver des boîtes individuelles Exchange 2010 avec MailStore ?

Cette FAQ indique comment archiver des boîtes individuelles Microsoft Exchange 2010, en supposant que le logiciel MailStore est déjà installé.

Archivage de boîtes individuelles

L’archivage de boîtes peut être effectué manuellement ou bien programmé.

Pour chaque boîte, suivez la procédure suivante :

  • Connectez-vous au client MailStore en tant qu’administrateur (seul un administrateur peut archiver les messages des autres utilisateurs).
  • Cliquez sur Archive Email.
  • Dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquez sur Microsoft Exchange afin de créer un nouveau profil.
  • Dans l’assistant qui s’ouvre ensuite sélectionnez Single Mailbox.
  • Dans le menu déroulant Access via, sélectionnez le protocole à utiliser pour accéder au serveur Exchange. Si c’est possible, il est recommandé d’utiliser HTTPS.
  • Dans le champ Host, indiquez le nom du serveur Exchange.
  • Dans le champ User Name, indiquez l’identifiant Windows de l’utilisateur  (ex. pierre.martin@domaine.local ou pierre.martin@domaine.com).

Remarque : vous pouvez aussi indiquer n’importe quel utilisateur possédant des droits suffisants sur la boîte aux lettres à archiver. Dans ce cas, la boîte à archiver doit impérativement figurer dans le champ Mailbox (opt.) ci-dessous.

  • Si l’adresse e-mail de l’utilisateur correspond à l’identifiant Windows de l’utilisateur, le champ Mailbox (opt.) ne doit pas être rempli. Sinon, indiquez ici l’adresse e-mail de la boîte à archiver.
  • Saisissez le mot de passe de l’utilisateur.
  • Cliquez sur le bouton Test afin de vérifier si MailStore peut bien accéder à la boîte aux lettres, puis cliquez sur Suivant.
  • Configurez si nécessaire la liste des dossiers à archiver et les règles de suppression. La valeur Timeout ne doit être modifiée que dans certains cas (par ex. serveurs très lents). Cliquez ensuite sur Suivant.

Remarque importante : si vous avez sélectionné le protocole IMAP et défini une règle de suppression, les dossiers vides (tels que Eléments supprimés ou Contacts) doivent être ajoutés manuellement à la liste des dossiers exclus.

  • Si vous êtes connecté au client MailStore en tant qu’administrateur MailStore, sélectionnez l’utilisateur dont la boîte doit être archivée dans la fenêtre Target Archive. Si l’utilisateur n’existe pas encore dans MailStore cliquez sur le bouton Create a New User.
  • Lors de la dernière étape indiquez le nom du profil d’archivage. Après avoir cliqué sur Finish, le profil figure dans la liste Saved Settings (Profiles) et l’archivage peut aussitôt être lancé ou programmé.

Comment archiver automatiquement les e-mails de MDaemon avec MailStore ?

Synchronisation des utilisateurs

En plus de sa base de données d’utilisateurs intégrée, MDaemon est compatible avec diverses bases de données et services d’annuaires. Tout comme MDaemon, MailStore supporte Active Directory et d’autres services LDAP (ex. OpenLDAP). Il est donc recommandé de synchroniser MDaemon et MailStore Server avec la même base. Des instructions sur la configuration de MailStore Server et MDaemon avec Active Directory sont disponibles dans leurs manuels d’utilisation respectifs.

Archivage automatique des e-mails entrants et sortants

MDaemon offre une fonctionnalité permettant de collecter tout les messages dans une boîte spécifique. Il suffit donc d’archiver cette boîte avec MailStore Server via une tâche d’archivage de boîte IMAP et POP3.

Étape 1 : création de la boîte aux lettres

  • Dans MDaemon, cliquez sur Compte > Nouveau compte
  • Nommez ce compte mailstore et attribuez-lui un mot de passe fort
  • Laissez les cases POP3 et IMAP cochées, puis cliquez sur OK

Étape 2 : création d’une règle du Fitre de contenu dans MDaemon

  • Cliquez sur Sécurité > Filtre de contenu et cochez la case Activer le moteur de gestion des règles
  • Cliquez sur le bouton Nouvelle règle
  • Choisissez un nom pour cette règle, par ex. : Archivage MailStore
  • Dans la colonne Conditions, cochez la case If ALL MESSAGES et dans la colonne Actions cochez la case COPY the message to FOLDER…
  • Dans la zone de texte située au bas de la fenêtre, cliquez sur le lien specify information
  • Dans la fenêtre qui s’ouvre ensuite, cliquez sur Parcourir et sélectionnez le répertoire de messages du compte créé lors de l’étape précédente.
  • Cliquez sur OK dans les fenêtres ouvertes

Étape 3 : configuration de MailStore Server

Configurez MailStore Server pour archiver cette boîte à intervalles réguliers (par ex. tous les jours). Il est également recommandé de supprimer automatiquement les messages archivés de la boîte MDaemon.

Comment migrer une installation de Archive Server avec MySQL sur un autre serveur ?

Pré-requis :

Avant de migrer Archive Server for MDaemon, le logiciel MDaemon lui-même doit avoir été migré sur le nouveau poste (cliquez ici pour en savoir plus).

Procédure :

1. Sur le nouveau poste, ouvrez MDaemon et assurez-vous que la règle du Filtre de contenu d’ASM (par défaut ASM_Rule) pointe vers un répertoire temporaire.

2. Sur l’ancien poste, arrêtez les services de ASM et MySQL et effectuez une copie des dossiers \ASM\Repository et \Program Files\MySQL\MySQL Server *.*\data. Le dossier Repository contenant de nombreux fichiers, il est recommandé de le zipper avant de le copier.

3. Installez MySQL et MyODBC sur le nouveau poste (en conservant si possible le même chemin que dans l’ancienne installation). Utilisez le même mot de passe root MySQL que dans l’ancienne installation.

4. Installez ASM sur le nouveau poste et indiquez le même nom de base de données que sur l’ancienne installation (par ex.  : ASM_DB). Il est important de conserver le même identifiant et le même mot de passe, ainsi que le même mot de passe pour l’administrateur d’ASM.

5. Ne démarrez pas ASM à la fin de l’assistant et une fois l’installation terminée arrêtez le service MySQL.

6. Renommez le dossier \Program Files\MySQL\MySQL Server 5.0\data et remplacez-le par le dossier que vous avez copié dans l’étape 2.

7. Copiez le dossier zippé dans le nouveau répertoire d’installation d’ASM (par défaut : \ASM\Repository).

8. Assurez-vous que le Filtre de contenu de MDaemon ne contienne qu’une seule règle pour ASM et qu’elle pointe bien vers le dossier Queue de ASM (par défaut : \ASM\Engine\Queue).

9. Démarrez les services ASM et MySQL.

10. Dans l’interface d’ASM, vérifiez que les paramètres n’ont pas changé et qu’il est possible de rechercher un message.

11. Copiez les fichiers .msg de l’ancienne installation dans le dossier \ASM\Engine\Queue. Ils doivent être traités par ASM.

L’installation doit à présent être identique à la précédente.

Remarque :

Afin d’éviter tout problème de compatibilité, il est fortement recommandé d’utiliser les mêmes versions de MySQL et ASM que sur l’ancienne installation. Si nécessaire, mettez à jour ASM sur l’ancienne installation avant d’effectuer la migration.