Comment archiver automatiquement tous les e-mails entrants et sortants de Exchange 2010 ?

Exchange Server 2010 permet de stocker une copie de tous les messages envoyés et reçus dans une boîte aux lettres de journalisation.

MailStore peut être configuré pour archiver cette boîte à intervalles réguliers. Lors de cette opération les e-mails sont automatiquement attribués à l’utilisateur MailStore correspondant. Par conséquent, les utilisateurs ne peuvent accéder qu’à leurs propres e-mails.

Avant de configurer l’archivage dans MailStore, la boîte de journalisation doit être configurée dans Exchange Server. Pour cela :

Étape 1 : création de la boîte aux lettres

Créez une nouvelle boîte ayant un nom explicite, par ex. : Journal.

  • Ouvrez la console d’administration d’Exchange et cliquez sur Configuration du destinataire.
  • Cliquez sur Boîtes aux lettres puis effectuez un clic droit en dessous des boîtes existantes et sélectionnez Nouvelle boîte aux lettres.
  • Sélectionnez Boîte aux lettres utilisateur puis cliquez sur Suivant.
  • Sélectionnez Nouvel utilisateur puis cliquez sur Suivant.
  • Saisissez le nom d’utilisateur Journal, choisissez un mot de passe, puis cliquez sur Suivant.
  • Cliquez sur Parcourir pour sélectionner une base de données de boîtes aux lettres puis cliquez sur Suivant.
  • Suivez les dernières étapes de l’assistant.

Étape 2 : configuration de la journalisation

Dans l’arborescence de la console d’administration d’Exchange, cliquez sur Configuration de l’organisation puis Transport Hub. Cliquez sur l’onglet Règles de journal puis sur Nouvelle règle de journal dans le panneau de droite. Dans l’assistant qui s’ouvre ensuite :

  • Choisissez un nom pour la règle, par ex. : Journalisation.
  • Cliquez sur Parcourir puis sélectionnez l’utilisateur Journal créé lors de l’étape 1.
  • Choisissez une étendue (pour archiver tous les messages entrants et sortants : Global)
  • Assurez-vous que la case Activer la règle est cochée.
  • Cliquez sur Nouveau pour créer la règle. Selon la taille de votre serveur, la mise en application de cette règle peut prendre plusieurs minutes.

Étape 3 : configuration de MailStore

  • Connectez-vous au client MailStore en tant qu’administrateur.
  • Cliquez sur Archive Email.
  • Dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquez sur Microsoft Exchange afin de créer un nouveau profil.
  • Dans l’assistant qui s’ouvre ensuite sélectionnez In- and Outbound E-mail Automatically.
  • Afin de pouvoir archiver automatiquement les messages, des utilisateurs doivent avoir été créés dans MailStore. Si ce n’est pas le cas, MailStore propose de lancer la synchronisation avec Active Directory. Une fois cette opération terminée, l’assistant reprend. Si vous ne souhaitez pas effectuer la synchronisation avec Active Directory, quittez l’assistant, ajoutez les utilisateurs manuellement puis relancez l’assistant.
  • Dans le menu déroulant Access via, sélectionnez le protocole à utiliser pour accéder au serveur Exchange. Si c’est possible, il est recommandé d’utiliser HTTPS.
  • Dans le champ Host, indiquez le nom du serveur Exchange.
  • Dans les champs User Name et Password, indiquez les identifiants de la boîte Journal créée lors de l’étape 1.
  • Si l’adresse e-mail de cette boîte correspond à son identifiant Windows, le champ Mailbox (opt.) ne doit pas être rempli. Sinon, indiquez ici l’adresse e-mail de la boîte.
  • Synchronize with Active Directory before archiving : il est recommandé d’activer cette option. Elle permet de synchroniser la liste des utilisateurs MailStore avec Active Directory avant chaque archivage. Ainsi, si de nouveaux utilisateurs sont ajoutés sur le serveur Exchange, leur courrier est automatiquement archivé.
  • Cliquez sur le bouton Test afin de vérifier si MailStore peut bien accéder à la boîte aux lettres, puis cliquez sur Suivant.
  • La valeur Timeout ne doit être modifiée que dans certains cas (par ex. serveurs très lents). Cliquez ensuite sur Suivant.
  • Lors de la dernière étape indiquez le nom du profil d’archivage. Après avoir cliqué sur Finish, le profil figure dans la liste Saved Settings (Profiles) et l’archivage peut aussitôt être lancé ou programmé.